Le bulletin de paie, vitrine
sociale de l’entreprise
Editer tous les mois un bulletin de paie pour
chaque salarié de l’entreprise ne parait pas, de
prime abord, constituer une activité à forte valeur
ajoutée. La fonction Ressources Humaines (RH) considère
la gestion de la paie comme une activité administrative,
accessoire de ses missions principales. La réalisation
des feuilles de paie n’est pourtant pas sans comporter de
risques majeurs pour l’entreprise, qu’ils soient juridiques,
financiers ou sociaux. Les dirigeants d’entreprises ont
aujourd’hui sérieusement intérêt à
reconsidérer la fonction paie. 1. Les risques juridiques d’un «
effet papillon » La production des bulletins de paie répond
à une obligation légale d’information des
salariés sur leurs modalités de rémunération.
Elle nécessite une haute technicité et des compétences
variées, alliant la veille juridique, le paramétrage
informatique et la gestion comptable. Cette expertise est justifiée
par la profusion des règles applicables. Nous sommes en
effet en pleine « bulle juridique » : en
2004, 129 évolutions légales ou réglementaires
ont touché directement le contenu du bulletin de paie !Avec une stratification « à la française
» des règles applicables, ce mouvement perpétuel
et cumulatif a fait de la simple feuille de salaire originelle
un ensemble complexe de plusieurs dizaines de lignes juridico
comptables. Même les spécialistes ont du mal
à se retrouver dans les diverses modalités des paramètres
de calcul d’assiettes déplafonnées déduites
du barème fiscal applicable sans majoration des cotisations
temporaires et permanentes…Certes, « nul n’est censé
ignorer la loi », mais la loi finit par ignorer ceux qui
sont en charge de son application pratique dans l’entreprise.
En témoigne le ratio de 40% de bulletins de
paie comportant des erreurs dans les entreprises françaises (1) . La « paie juste » en presse-bouton
n’existe pas.En la matière, l’erreur peut coûter
cher. Le bulletin de salaire ne supporte pas l’à-peu-près.
Comme document contractuel des droits des salariés, le
bulletin de paie est devenu l’outil de base du contentieux
prud’homal. D’autant plus qu’un des premiers
sujets de contentieux est la preuve même du lien de subordination.
En l’absence de contrat de travail en bonne et due forme,
la feuille de salaire en devient la présomption de preuve
pour tous les salariés. Comment ne pas craindre alors une simple erreur
d’aiguillage dans le maquis des modalités d’affichage
sur le bulletin entre :
les mentions obligatoires (le nombre d’heures de travail,
la nature et le montant des cotisations salariales, les dates
de congés payés, etc.) ;
les mentions interdites (l'exercice du droit de grève,
les fonctions de représentant du personnel) ;
les mentions facultatives (le montant des cotisations patronales
de sécurité sociale) ;
les mentions annexes (les heures supplémentaires donnant
lieu à un repos compensateur).Dans le cadre d’une judiciarisation croissante
des relations de travail (2), l’exactitude
de la feuille de paie constitue le préalable à un
climat social serein et à la tranquillité du dirigeant. Et nous n’évoquerons pas dans le
détail les autres épées de Damoclès
:
- le risque touchant aux déclarations sociales qui découlent
des prélèvements sociaux figurant sur le bulletin
de paie (sur deux entreprises contrôlées par l’URSSAF,
une est redressée, pour un montant moyen de 11
000 euros(3)) ;
- le risque lié à l’usage des données
nominatives fortement réglementé afin d’en
limiter les effets liberticides : la loi condamne pénalement la collecte déloyale ou l’utilisation à mauvais
escient, mais aussi la conservation excessive ou le manque d’attention
portée à la protection des données. Tout comme l’effet Papillon météorologique
(un battement d'ailes de papillon en Australie peut provoquer
quelques semaines plus tard une tempête à New York), une variation minime d'un élément juridique
peut s'amplifier progressivement jusqu'à provoquer des
contraintes opérationnelles préjudiciables à
moyen terme. La maîtrise du risque de cet
« effet papillon juridique » sur le bulletin de paie
nécessite des moyens que toutes les entreprises ne souhaitent
pas ou ne peuvent pas toujours mobiliser. Pour mettre sous contrôle
un risque, il faut d’abord l’envisager, puis l’estimer
et enfin l’assumer. Mais est-il possible de mesurer le coût
du passage du risque social au sinistre social ? Les frais directs
d’un contentieux sont facilement identifiables (dommages
et intérêts, conseil juridique, etc.) mais qu’en
est-il des coûts collatéraux plus ou moins différés
dans le temps comme l’impact négatif sur l’image
de l’entreprise, la réputation du dirigeant, la perte
d’efficacité du travail collectif dû à
un climat social dégradé, etc.2. Le bulletin de paix sociale Aussi, les incidences de la gestion de la paie
dépassent largement les considérations exclusivement
administratives et financières. La paie sous-tend un engagement
fort de l’employeur vis-à-vis de l’ensemble
de ses salariés : conformité des montants y figurant
et ponctualité de paiement. Un bulletin faux, remis en
retard, incomplet, ou même incompris, est un motif d’insatisfaction
du personnel. Dans sa forme même, la paie est un paramètre
déterminant du climat social et de confiance envers la
direction. Le bulletin de paie constitue dans nombre d’entreprises
le premier et le principal lien social. Sa remise mensuelle qui
est souvent l’occasion d‘un rite, par l’intermédiaire
des chefs de service ou du responsable RH, demeure l’occasion
de rencontrer chaque salarié ou de rappeler implicitement
pour qui et pour quoi le travail est effectué.Le bulletin de paie est le seul document individuel
produit par l’employeur à l’attention de chaque
salarié. Dans un contexte de désimplication
ou d’indifférence, le seul support de communication
régulière est bien la feuille de salaire. 3. Le bulletin de paie, concentré
de la stratégie de l’entrepriseMalgré cet intérêt, l’activité
« paie » reste considérée comme un centre
de coût. Elle représente un tiers des dépenses
de la fonction RH, soit 500 euros par an par salarié !
La paie ne dégage pas de richesse directe pour la fonction
RH et par extension pour l'entreprise. Sa contribution aux objectifs
économiques de l’entreprise est jugée quasi
nulle.Pourtant le bulletin de paie comme résultat
d’événements amonts (absences, congés,
heures supplémentaires, etc.) et de décisions managériales
(recrutement, rémunération, évaluation, etc.)
est un concentré de la stratégie d’entreprise. Il regroupe des informations aussi importantes
que la nature du poste et son positionnement hiérarchique,
la convention collective mais surtout tous les axes de développement
de la fonction RH :
- la politique de rémunération avec le salaire fixe,
les accessoires de rémunération, les primes conventionnelles,
la rémunération différée ;
- la gestion des avantages sociaux avec les régimes de
prévoyance, les frais de santé, la mutuelle ;
- l’organisation du temps de travail avec les compteurs
de congés payés, de RTT, et plus récemment
de DIF et de CET ;
- l’évaluation des performances avec les primes sur
objectif, les éventuels bonus, les commissions, les primes
exceptionnelles, etc.
- la politique d’avantages en nature et de frais professionnels.
Etc. Le bulletin de paie, comme vecteur mensuel de
communication entre la direction et le salarié est un support
irremplaçable. Il faut le rendre lisible et explicite,
le valoriser, le « marketer ». Inutile de consacrer
chaque mois 41,66 euros par employé pour simplement éditer
et mettre sous plis un relevé de trente lignes de chiffres
si le salarié n’en regarde qu’un seul : le
« net à payer » en bas à droite ! Si la fonction RH est au cœur de la performance
de l’entreprise, le support le plus diffusé par cette
dernière, doit mériter une attention particulière
et être valorisé. La fiche de paie réclame
a minima une explication de texte sur les droits et devoirs des
salariés y figurant.Redonner au bulletin de paie sa place
stratégique de vitrine sociale passe par l’application
d’une démarche pédagogique auprès de
tous les acteurs de l’entreprise et par l’enrichissement
de l’information communiquée sur ou en complément
du bulletin. Le bulletin de paie prendra alors toute sa dimension
de création de valeur.Thomas Chardin
Thomas.chardin@fr.adp.comSources :
(1) Source Ministère du Travail
(2) Le nombre d’affaires introduites au Conseil de Prud’hommes
chaque année est de 185 000.
(3) Bilan du contrôle des cotisants 2003, Acoss, Juin 2004
