Les obligations de l'employeur lors de l'embauche

L'employeur qui embauche un salarié a l'obligation d'effectuer certaines formalités vis à vis de l'Administration mais aussi du salarié lui-même.

Quelles sont les formalités vis à vis de l'URSSAF ?

Lors de toute embauche, l'employeur doit effectuer une déclaration unique d'embauche et l'adresser à l'URSSAF (ou à la MUtualité sociale Agricole) dont il relève (sauf pour les particuliers employeurs embauchant des emplois familiaux ou des assistantes maternelles). Cette formalité, obligatoire depuis avril 1998, permet d'effectuer plusieurs formalités en une seule et notamment :

- l'immatriculation du salari" à la Sécurité sociale si celle-ci n'est pas déjà faite;

- l'immatriculation de l'employeur à la Sécurité sociale si c'est la première embauche qu'il effectue;

- l'affiliation à l'assurance chômage pour un premier salarié;

- la déclaration nominative préalable à l'embauche;

- l'adhésion à un service de santé au travail;

- la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire;

Cette déclaration peut être effectué par minitel (3614 embauche + numéro du département d'implantation de l'établissement), par fax, par couurier ou encore par internet (www.due.fr) ou par échanges de données informatisées.

Important : La déclaration unique d'embauche contient la déclaration préalable à l'embauche qui doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard, dans l'instant qui précède l'embauche. L'URSSAF (ou la MSA) adresse à l'employeur, dans les 5 jours ouvrables, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié. Si l'employeur n'effectue pas cette déclaration, il encourt des sanctions administratives et pénales pour dissimulation d'emplois salarié.

A noter : Si le salarié est de nationalité étrangère, l'employeur doit vérifier qu'il possède bien une autorisation de travail en cours de validité.

En plus de ces déclarations, l'employeur doit inscrire sur le registre du personnel les informations concernant le salarié. De plus, si l'entreprise compte au moins 50 salariés, l'employeur doit tous les mois adresser à la DDTEFP un relevé mensuel des contrats de travail dont la durée est supérieure à un mois.

Quels sont les documents à remettre au salarié ?

Lors de l'embauche, l'employeur est tenu de remettre au salarié le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSAFF (ou la MSA) lors de la déclaration préalable à l'embauche. De plus, il est tenu de remettre au salarié un docuement écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche et mentionnant l'identité de l'URSAFF(ou de la MSA) destinataire des informations.

Cependant, l'employeur peut éviter de remettre ces documents si, dès l'embauche, il fournit au salarié un contrat de travail comportant l'identification de l'URSSAF (ou de la MSA) et rappelant que le salarié dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées qui le concernent (loi informatique et libertés).

Quelles sont les autres obligations vis à vis du salarié ?

L'employeur a également l'obligation d'organiser une visite médicale d'embauche du salarié avant l'expiration de la période d'essai.

Attention : Si le salarié est soumis à un contrôle médical spécial( par exemple, femme enceinte, travailleut handicapé, travailleur de nuit, etc.), la visite médicale doit obligatoirement avoir lieu avant l'embauche.

De plus, l'employeur doit organiser la formation à la sécurité du salarié. Cette formation doit d'ailleurs être renforcée si le salarié est soumis à des travaux dangereux.

Enfin, l'employeur est tenu d eprocéder à certains affichages obligatoires dans l'établissement :

- l'horaire de travail des salariés et la durée des repos (les horaires sont transmis à l'inspection du travail);

- l'adresse et le numéro de téléphone de l'inspecteur du travail, du service médical du travail et des services de secours d'urgence;

- l'intitulé et les références de la convention collective applicable et le lieu où elle peut être consulté dans l'entreprise;

- le réglement intérieur, les consignes d'incendie et les textes législatifs relatifs à l'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes;

- les coordonnées du service téléphoniques gratuit ouvert aux victimes et témoins de discriminations raciales (numéro vert 114).

Références juridiques : Articles L. 320, L. 231-3-1, R. 320-1 à R. 320-5, R. 241-48 et svts du Code du travail

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