les obligations légales des recruteurs

E-Recrutement : les obligations légales des recruteurs

Le recours aux TIC et à l'informatique dans le recrutement engendrent des obligations légales dont les recruteurs n'ont pas toujours conscience, soit par méconnaissance, soit parce qu'ils croient en toute bonne foi que leur entreprise a déjà effectué les procédures nécessaires à la bonne conduite de leurs activités. En effet, le simple fait de décider de recueillir des candidatures reçues par e-mail ou via le site web de l'entreprise puis de les stocker soit sur le serveur de messagerie soit sur le disque dur d'un PC est un acte qui a une incidence vis à vis de la loi " Informatique et Liberté ".

La plupart des recruteurs qui ont déjà pris les dispositions recommandés par la CNIL (" Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés " au travers de la loi " Informatique et Liberté " de 1978) sur leurs documents légaux (par exemple : le dossier de candidature rempli par les candidats convoqués en entretien particulièrement s'il est conservé dans les dossiers du personnel après l'embauche) ou au travers des déclarations officielles de leurs bases de données préexistantes (a minima celle de la Paie) pensent qu'ils peuvent s'affranchir de leurs nouvelles obligations.

Déclarations CNIL Selon la CNIL
Toute entité utilisant un système qui stocke sous forme de fichiers informatiques des informations concernant des individus doit:
- déclarer ce système à la CNIL et s'obliger à des mentions légales sur tous les supports publics à la disposition de l'entité vis à vis des individus concernés ;
- respecter le droit à l'accès dans son système, la modification ou la suppression des données concernant les individus qui ont acceptées qu'elles y soient stockées.

Tout système de recueil de données individuelles doit être déclaré par l'entité qui envisage de l'utiliser, et ce lors de sa création, auprès de la CNIL, qui en définit les procédures (cf. www.cnil.fr). Cette déclaration doit être effectuée par l'entité en son nom propre, elle ne peut en aucun cas être délégué à un prestataire, par exemple une agence de communication ou une web agency).
Le fait d'avoir déjà déclaré la base de données d'Administration du Personnel/Paie (si elle est interne) ne suffit pas et cette déclaration doit être complétée par une déclaration simplifiée ou un addendum de déclaration auprès de la CNIL précisant que des données recueillies auprès des candidats vont être stockées et être traitées pour un usage ultérieur ; le système d'information recueillant les données doit être décrit par le détail. Chaque déclaration CNIL étant spécifique, doit être précisé la nature des données demandées et l'exploitation qui en sera faite (les données des salariés d'une entreprise ne sont pas traitées de la même manière de celles de candidats).
Le fait d'avoir déclaré le site web de l'entreprise à la CNIL (eh oui, c'est aussi obligatoire…) ne dispensent pas non plus les recruteurs à une extension de déclaration, s'ils font ajouter ultérieurement une rubrique recrutement qui recueille les candidatures via un formulaire ou une adresse e-mail…

Mentions légales
La déclaration doit obligatoirement s'accompagner par la suite des mentions légales sur tous les supports de recueil de données : sites web bien sûr, mais également plaquette d'entreprise ou dossier de candidature à destination des candidats. Voici un exemple de mention sur la rubrique recrutement d'un site web d'entreprise : " Les relations entre XXX et les candidats sont soumises à la loi française. Les renseignements recueillis ne seront utilisés que pour satisfaire aux nécessités de gestion et aux obligations légales et réglementaires. Ils peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification, dans les conditions fixées par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés. "

Accès personnel et sécurisé permanent aux données individuelles
Le système de gestion utilisés par les recruteurs doit garantir aux candidats un accès direct, sécurisé et permanent aux données personnelles (même si elles concerne leur vie professionnelle) qu'ils enregistrent via Internet; ces données ne doivent être consultables que par les personnes accréditées par la société et dans le but précis des recrutement, en aucun cas ces données doivent être partagées avec d'autres sociétés tiers ou accessibles par d'autres candidats. En revanche, les candidats ne peuvent exiger d'avoir un accès direct aux données liées à l'évaluation faite de leur candidature (annotations, compte-rendus d'entretien).

Droit à la modification et à la suppression des données
Les candidats doivent pouvoir à tout instant modifier (ou faire modifier) à la demande les données les concernant dans la base de données, voire s'ils le souhaitent, supprimer tous les fichiers les concernant. D'où l'intérêt d'avoir un système tirant profit des TIC, accessible par Internet, permettant l'automatisation de ces tâches….

E-recrutement : des contraintes et des opportunités nouvelles
Ce rappel des obligations des recruteurs peut paraître rébarbatif parce que les TIC semble apporter plus de contraintes que les bons vieux CV papier. Toutefois, les opportunités des TIC nous paraissent sans égal et largement supérieures à ces contraintes si l'informatsation du processus de recrutement est abordé avec une analyse en amont de l'existant, des pratiques et de la culture utilisateurs en matière informatique. Les solutions ASP de recrutement qui ont été pensées dans ce sens apportent des réponses immédiates et professionnelles qui permettent de s'affranchir de ces contraintes ; mais surtout elles libèrent les recruteurs de tâches administratives non créatrices de valeur en tendant vers une gestion automatisée des candidatures en zéro papier.

Pierre-Eric SUTTER
Directeur Associé
Kioskemploi France
pierreeric.sutter@kioskemploi.com