Nous avons choisi de traiter un certain nombre d’approches qui peuvent être mises en œuvre pour tenter d’optimiser le PDF, c’est-à-dire le rendre plus efficace et améliorer sa qualité. Cette réflexion nous est parue d’autant plus pertinente que les 35h ont bouleversé la formation telle que la concevait et la pratiquait les entreprises. Aujourd’hui, plus que jamais, elles veulent que le PDF soit rentable. 

En fait, ce-dernier ne saurait se limiter à un document résumant l’ensemble des actions de formation qui vont se dérouler au cours de l’année ; c’est aussi une démarche de conception et la mise en œuvre de la politique de formation. Autrement dit, la formation doit s’inscrire dans le cadre des orientations stratégiques de l’entreprise, c’est-à-dire dans une logique managériale d’ensemble. 

Par conséquent, ce n’est pas la qualité intrinsèque de chacune des actions prévues qui détermine la qualité finale du PDF, mais le degré de convergence de toutes les actions retenues par rapport aux objectifs prioritaires de l’entreprise.

Pour assurer ce degré de convergence, le responsable formation a besoin de procédures et d’outils qui lui permettent de construire un plan de formation rationnel et cohérent. En fait, il s’agit de garantir une clarification de la terminologie employée, une bonne identification du besoin et sa traduction précise et adéquate en termes d’action pédagogique afin d’aboutir à l’élaboration d’un plan de formation opérationnel et répondant aux attentes explicites et implicites des différents acteurs impliqués. 

Ainsi en est-il du responsable hiérarchique pour qui les compétences développées via la formation doivent être utiles. Par conséquent, la problématique de la formation doit être la sienne. Il est donc indispensable qu’il se l’approprie, qu’il y participe activement. 

Pour ce faire, il doit être aidé par le responsable formation. Outre son rôle prédominant de conception, le responsable formation tient donc désormais un autre rôle essentiel : celui d’assistance auprès des responsables hiérarchiques.

Par ailleurs, le responsable formation doit tout particulièrement veiller à la qualité, à la pertinence, des méthodes pédagogiques employées. 

Ces-dernières prennent effectivement à l’heure actuelle une dimension toute particulière en raison du développement remarquable des nouvelles technologies associé à l’évolution de la demande émanant des entreprises qui exigent de plus en plus de réactivité et de formation « sur mesure » pour faire face à de nouvelles contraintes telle que la RTT.

Cependant, les  nouvelles technologies  doivent rester un instrument au service de la formation. « L’essentiel n’est donc pas dans la technique de communication elle-même, mais dans l’enrichissement varié de l’échange pédagogique qu’elle autorise ».

Importance de contrôler l’avancement du plan de formation et de s’adapter aux nouveaux besoins. Pour optimiser la comparaison entre le plan prévu lors de sa conception et la réalité des formations suivies, le responsable formation doit tenir des tableaux de bord, permettant de contrôler l’état d’avancement, la situation budgétaire, et de pouvoir rendre compte à tout moment de l’exécution du plan puis de compléter plus facilement les déclarations fiscales telles que la 2483.

Même si un plan est déterminé à priori, il doit être en mesure de répondre rapidement aux évolutions imprévues. Le responsable formation souhaitant établir un système de formation réactif, doit donc mettre en place un plan de formation « glissant » qui permettra de prendre en compte tous les nouveaux besoins, individuels ou collectifs, à n’importe quel moment de l’année et de les intégrer dans le plan en cours de réalisation.

L’évaluation du plan de formation L’évaluation peut intervenir à priori du plan de formation avec le recensement des besoins, puis à posteriori de la formation avec l’évaluation à chaud et à froid. Certaines entreprises n’ont pas de procédure d’évaluation. Une systématisation de l’évaluation de la formation doit passer par un changement des mentalités ou par une prise de conscience des entreprises de l’importance du sujet. Il est important de développer un système d’évaluation afin de savoir si le salarié pourra transposer les connaissances acquises dans son travail et savoir si ce transfert se traduira par une amélioration réelle de sa performance. 

Trois niveaux d’évaluation pourraient être déterminés : 

- l’évaluation de l’acquisition effective de connaissances et de savoir-faire nouveaux pendant le stage (à court terme)

- l’évaluation du transfert de ces apprentissages dans la vie professionnelle (à moyen terme)

- l’évaluation de ce transfert sur les performances de l’entreprise (à long terme)

Selon Alain MEIGNANT, dans son livre « manager la formation », l’évaluation des savoir-faire est tout à fait possible, estime que l’évaluation du transfert des connaissances acquises dans la réalité professionnelle impliquera la subjectivité de l’évaluateur et enfin, considère que l’évaluation du plan de formation au niveau global de l’entreprise est impossible et précise qu’il n’y a pas de solutions pour évaluer la formation à long terme.

Promotion IRH 2000.